Politique de confidentialité et de protection des données

Dans le cadre de son site internet www.kocliko.co (ci-après le « site ») et de sa plateforme accessible en mode SaaS depuis le site www.kocliko.co ou depuis app.kocliko.co (ci-après la « plateforme »), KOCLIKO est amenée à traiter certaines données à caractère personnel relatives aux visiteurs du site (les « visiteurs du site ») et les  utilisateurs de la plateforme (les « utilisateurs de la plateforme »).

Ces traitements ont lieu dans le respect de la Loi Informatique et Libertés et du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

La protection des données personnelles est une préoccupation majeure pour KOCLIKO.

Objet de la présente politique

La présente politique de confidentialité vise à vous fournir toutes les informations pertinentes relatives au traitement des données personnelles qui peuvent être collectées depuis le site et la plateforme.  

La présente politique vous permettra de comprendre les conditions dans lesquelles vos données sont traitées, ainsi que de connaître vos droits à cet égard.

Définitions

Données à caractère personnel : Toute information identifiant directement ou indirectement une personne physique (par exemple, un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, etc.).

Traitement de données à caractère personnel : Toute opération, ou ensemble d’opérations, portant sur des données à caractère personnel, quel que soit le procédé utilisé.

Finalité de traitement : objectifs poursuivis par le responsable de traitement dans la mise en œuvre des traitements de données à caractère personnel

Data Protection Officer (DPO) ou Délégué à la Protection des Données (DPD) : Acteur central chargé de la mise en œuvre de la conformité au règlement européen sur la protection des données s’agissant de l’ensemble des traitements mis en œuvre par le responsable de traitement.

Cookie : Information déposée sur le terminal de l’utilisateur (ordinateur, téléphone ou autre dispositif). Il s’agit de traceurs déposés et lus lors de la consultation d’un site internet. Il contient plusieurs données : le nom du domaine qu’il a déposé, un identifiant sous forme de numéro unique, éventuellement une date d’expiration.

Responsable de traitement

KOCLIKO collecte des données à caractère personnel sur le site et sur la plateforme et met en œuvre des traitements de données en tant que responsable de traitement.

Toutefois, KOCLIKO peut également être amenée à collecter des données des utilisateurs de la plateforme pour le compte de ses clients gestionnaires d’immeuble ayant souscrit aux services de la plateforme pour réaliser des finalités qui leur sont propres. Il s’agit principalement des données liées à votre consommation de chauffage à des fins d’individualisation des frais de chauffage conformément à la réglementation en vigueur applicable opérée par votre gestionnaire d’immeuble. Dans cette hypothèse, votre gestionnaire d’immeuble sera considéré comme responsable de traitement et nous vous invitons à consulter sa politique de confidentialité.

 

Une collecte de données loyale et transparente

Dans un souci de transparence, KOCLIKO prend soin de vous informer de chacun des traitements qui vous concernent dans la présente politique mais également lors de la collecte des informations vous concernant. Par ailleurs, elle veille à ce que ces informations puissent être accessibles, notamment depuis le site web www.kocliko.co ou depuis la plateforme app.kocliko.co

Des finalités légitimes, déterminées et explicites

KOCLIKO traite vos données à caractère personnel pour des finalités légitimes qu’elle détermine et rend explicites notamment en vous informant de ces dernières.

Des traitements de données nécessaires pour réaliser les finalités poursuivies par KOCLIKO

elque façon que ce soit les pages du site, ou les codes informatiques des éléments composant le site.

Pour chacun des traitements mis en œuvre, KOCLIKO s’engage à ne collecter et n’exploiter que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. 

KOCLIKO veille à ce que les données soient, si nécessaire, mises à jour et à mettre en œuvre des procédés pour permettre l’effacement ou la rectification des données inexactes.

Collecte des données à caractère personnel des utilisateurs et origine des données

Dans le cadre des traitements de données à caractère personnel dont les finalités vous seront présentées ci-après, KOCLIKO en tant que responsable de traitement collecte et traite les catégories de données suivantes :

  • informations relatives à votre identité : nom, prénom ;
  • Coordonnées : adresse de courrier électronique ;
  • Informations techniques et de navigation : adresse IP, logs de connexion ;

 

Il s’agit de données personnelles :

  • collectées directement auprès de vous lors de la création de votre compte utilisateur ou de la gestion de vos informations personnelles ;
  • fournies par votre gestionnaire d’immeuble lorsqu’il vous donne accès à la plateforme ;
  • issues de votre navigation sur notre plateforme (veuillez consulter notre Politique relative aux cookies depuis le site web de kocliko kocliko.co ou depuis la plateforme app.kocliko.co);  
  • Que vous êtes susceptible de nous fournir si vous exercez vos droits en matière de protection des données.
Collecte des données à caractère personnel des visiteurs du site et origine des données

Dans le cadre des traitements de données à caractère personnel dont les finalités vous seront présentées ci-après, KOCLIKO en tant que responsable de traitement collecte et traite les catégories de données suivantes :

  • Informations relatives à votre identité : civilité, prénom, nom
  • Coordonnées : adresse de courrier électronique, numéro de téléphone
  • Informations professionnelles : nom de la société, secteur d’activité
  • Informations techniques et de navigation : adresse IP

Il s’agit de données personnelles que nous collectons lorsque :

  • Vous naviguez sur notre site : dans ce cas nous collectons vos informations techniques et de navigation (veuillez consulter notre Politique relative aux cookies depuis le site web de kocliko kocliko.co ou depuis la plateforme app.kocliko.co); 
  • vous nous contacter via notre formulaire de contact accessible sur le site à la rubrique « Contact ».

Lorsque vos données nous sont transmises via un formulaire, le caractère obligatoire des informations que vous devez renseigner est marqué d’un astérisque.

En leur absence, votre demande ne pourra être traitée et aucune réponse ne pourra vous être apportée

Les bases juridiques et les finalités des traitements de données à caractère personnel

Les traitements de données mis en œuvre par KOCLIKO en qualité de responsable de traitement poursuivent les finalités identifiées ci-dessous et sont fondés sur les bases juridiques suivantes :

Base juridique du traitement

Finalités

L’exécution des mesures précontractuelles et contractuelles

–         la création, l’authentification, l’activation, la gestion, l’administration, le suivi des comptes utilisateurs sur la plateforme

Exécution d’une obligation légale

–         la gestion de vos droits sur vos données 

 

Intérêts légitimes

–         la gestion, le traitement et le suivi de vos demandes de contact effectuée via le formulaire présent sur le site ; 

–         pilotage, les statistiques et le reporting sur le fonctionnement du site et de la plateforme ;

–         Analyse de l’audience, de la fréquentation du site et de la plateforme ;

–         optimisation de la navigation ;

la gestion et le suivi de vos abonnements aux newsletters et aux alertes

Consentement

–         L’envoi de newsletters et alertes

Les destinataires de vos données

Les données à caractère personnel que nous collectons sont destinées à KOCLIKO en sa qualité de responsable du traitement.

Sont également destinataires de vos données, les catégories de destinataires suivantes :

  • les personnes habilitées de KOCLIKO chacune pour ce qui les concerne ;
  • Nos sous-traitants, prestataires techniques.
Lieu de conservation des données

Les serveurs d’hébergement sur lesquels KOCLIKO traite et stocke les données sont exclusivement situés au sein de l’Union européenne. KOCLIKO s’engage à ne pas procéder à des transferts de données en dehors de l’Union Européenne.

Durée de conservation des données

KOCLIKO ne conservera sous une forme permettant l’identification des personnes concernées que pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les durées de conservation seront proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées et seront augmentées le cas échéant de la durée de prescription et de conservation légale.

Les principales durées suivantes seront appliquées :

Base juridique du traitement

Finalités

Compte utilisateur

Vos données sont conservées jusqu’à la clôture de votre compte utilisateur augmenté de 1 an.

Demandes formulées via le formulaire de contact

Vos données sont conservées jusqu’à la clôture de votre demande pour traitement et au plus tard pour une durée de 3 ans.

Réalisation de statistiques et analyses

Vos données sont conservées 2 ans maximum.

Demandes d’exercice des droits

Durée de traitement de la demande augmenté d’une conservation en archive pour les durées de prescription et de conservation obligatoire.

Logs de connexion

Maximum 6 mois.

Cookies

Maximum 13 mois et 6 mois pour les cookies de consentement.

 

La sécurité de vos données

KOCLIKO accorde une importance particulière à la sécurité de vos données à caractère personnel.

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises à en œuvre pour que les données soient traitées de façon à garantir leur protection contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle qui pourraient porter atteinte à leur confidentialité ou à leur intégrité.

Sous-traitance

En cas de recours à un prestataire, KOCLIKO ne lui communique des données à caractère personnel qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.

Dans le respect de ses obligations légales et réglementaires, KOCLIKO conclut avec ses sous-traitants des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers.

KOCLIKO effectue régulièrement des audits de ses propres services afin de contrôler la bonne application opérationnelle des règles relatives à la sécurité des données.

Les cookies et autres traceurs

KOCLIKO a défini une politique spécifique en matière de cookies et autres traceurs. Elle est consultable depuis notre site www.kocliko.co et depuis app.kocliko.co

Vos droits

16.1 – Votre droit d’accès

KOCLIKO est soucieuse du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de vos données à caractère personnel mis en œuvre.

Lorsque vos données font l’objet d’un traitement, vous disposez du droit de demander à KOCLIKO une copie de vos données et des informations concernant :

  • Les finalités du traitement ;
  • Les catégories de données personnelles concernées ;
  • Les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que, le cas échéant si de telles communication devaient être réalisées, les organisations internationales auxquelles les données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;
  • Lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
  • L’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;
  • Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
  • Des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;
  • L’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.

16.2 – Votre droit à la rectification de vos données

Vous avez la possibilité de demander à KOCLIKO que vos données personnelles, soient rectifiées, complétées si celles-ci sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.

16.3 – Votre droit à l’effacement de vos données

Vous pouvez demander à KOCLIKO l’effacement de vos données à caractère personnel lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

  • Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
  • Vous retirez le consentement préalablement donné ;
  • Vous vous opposez au traitement de vos données lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
  • Le traitement de données n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable.

 

Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra être exercé que si un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent.

Ainsi, si aucun de ces motifs n’est présent, KOCLIKO ne pourra répondre favorablement à votre demande. Tel sera le cas si KOCLIKO est tenue de conserver vos données en raison d’une application légale ou réglementaire ou pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice.

16.4 – Votre droit à la limitation des traitements de vos données

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.

16.5 – Votre droit d’opposition aux traitements de vos données

Vous disposez du droit de vous opposer, à tout moment pour des raisons tenants à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement.

 

En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, nous veillerons à ne plus traiter vos données à caractère personnel dans le cadre du traitement concerné sauf si KOCLIKO démontre avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés ou le traitement se justifier pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

 

Vous disposez du droit de vous opposer à la prospection commerciale. Par ailleurs, vous avez la possibilité, à tout moment, de mettre un terme à votre abonnement à une newsletter ou à une alerte dans votre espace utilisateur ou en cliquant sur le lien de désinscription présent dans les emails. 

 

16.6 – Votre droit à la portabilité de vos données

Vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles lorsque la base juridique du traitement est votre consentement ou l’exécution de mesures précontractuelles ou un contrat. Par ailleurs, toutes les données ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés, à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.

Les données sur lesquelles votre droit à la portabilité peut être exercé sont :

  • Vos données personnelles, ce qui exclut donc les données anonymisées ou qui ne vous concernent pas ;
  • Les données personnelles déclaratives ;
  • Les données personnelles de fonctionnement.

Le droit à la portabilité ne peut pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers notamment en ce qui concerne le secret des affaires.

Vous pouvez demander la portabilité des données selon la procédure définie ci-dessous en précisant si vous souhaitez recevoir vos données vous-mêmes ou, si cela est techniquement possible pour nous, que vos données soient transmises directement à un autre responsable de traitement.

Dans ce dernier cas, vous veillerez à nous indiquer la dénomination exacte de ce responsable, ses coordonnées ainsi que le service ou la personne qui devrait en être destinataire. Afin de faciliter l’exercice de ce droit vous devrez informer ce destinataire de votre demande auprès de KOCLIKO.

16.7 – Votre droit de retirer votre consentement

Lorsque les traitements de données mis en œuvre par KOCLIKO sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. KOCLIKO cessera alors de traiter vos données à caractère personnel sans que les opérations antérieures pour lesquels vous aviez consenti ne soient remises en cause.

16.8 – Votre droit d’introduire un recours auprès de la CNIL

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (3 place de Fontenoy 75007 Paris) sur le territoire français et ce, sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

16.9 – Votre droit de définir des directives post-mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, l’effacement, la communication de vos données personnelles après votre décès, auprès de nos services selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.

16.10 – Les modalités d’exercice de vos droits

Tous les droits énumérés ci-avant peuvent être exercés soit par courrier électronique à l’adresse mel : dpo@kocliko.co, ou en écrivant à :

KOCLIKO

Données personnelles

74 Cours Aristide Briand

33000 Bordeaux

 

Dans le cadre de l’exercice de vos droits, vous devrez justifier de votre identité par tout moyen. En cas de doute sur celle-ci, KOCLIKO pourra vous demander de fournir des informations supplémentaires apparaissant nécessaires à votre identification, y compris la photocopie d’un titre d’identité portant votre signature.

Dernière version en date du 1er décembre 2021